#edudireccion ACTUALIZACIÓN DE LAS COMPETENCIAS DIRECTIVAS. TAREA 4.2. Gestión del tiempo.

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ACTUALIZACIÓN DE LAS COMPETENCIAS DIRECTIVAS.

TAREA 4.2. Gestión del tiempo. 

En el módulo 4 del curso de Actualización de las Competencias Directivas (#edudireccion) hemos visto recientemente los factores clave que inciden en que desarrollemos una gestión eficaz como directores.

En la tarea 4.1. desgrano uno por uno todos esos factores en un slidecast (presentación con voz) realizada en estilo Pecha Kucha.

En esta 2ª tarea del módulo 4 se nos ha solicitado que elaboremos un plan de mejora de la gestión del tiempo en nuestros centros educativos, mencionando qué herramientas, acciones y  estrategias podríamos llevar a cabo para alcanzar un mejor aprovechamiento del tiempo. Fruto de la lectura de los materiales del módulo y la consiguiente reflexión propongo el siguiente 

PLAN DE MEJORA DE LA GESTIÓN DEL TIEMPO EN MI CENTRO.

A) GESTIÓN DEL TIEMPO INDIVIDUAL

FASE 1: RECOPILACIÓN DE DATOS.
Durante un mes el Director, el Jefe de Estudios y el Secretario harán un seguimiento de en qué, cómo y con qué grado de efectividad han empleado el tiempo que tienen diariamente asignado para la Función Directiva. Se preparará una plantilla de manera que con rapidez y se dé cuenta de los asuntos que se tratan, con qué frecuencia, cuánto tiempo se les dedica y si se consiguen resolver o no. También se propone el uso de la aplicación Time Panther para aprender a desglosar en concepto de qué podríamos cobrar el tiempo empleado cada día.

FASE 2: ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS:
Se trata de saber qué parte del tiempo de los miembros del Equipo Directivo se dedica a cada uno de los :

1. cada uno de los ámbitos de la función directiva:
• liderazgo:
• Plan de Mejora, y
• Proyecto de Centro
• gestión:
• académica,
• personal,
• de convivencia, y
• económica.
• relación:
• Con la comunidad educativa, 
• con instituciones educativas 
• con instituciones no educativas.
2. a asuntos no programados,
3. a asuntos urgentes.

A los datos recogidos durante la fase 1, les pasaremos una serie de preguntas filtro que nos sirvan para tamizar las prioridades citadas. Son preguntas tel tipo:

1. ¿Se puede delegar?
2. ¿Es útil? ¿Es importante? ¿Es prioritario?
3. ¿Cuánto tiempo hemos dedicado a la planificación y al control?
4. ¿Hay tareas que se puedan agrupar?
5. ¿Se puede seccionar?
6. ¿Quién / qué me roba el tiempo? ¿Cómo puedo impedirlo?

FASE 3: CORRECCIÓN:

Se trata de intentar fijar las prioridades a las que los miembros del Equipo Directivo deben dedicar lo mejor de su tiempo, e intentar atenerse a ello en la medida de los posible. Si se ha detectado algún  ladrón de tiempo, conviene comenzar a aplicarle medidas limitadoras de su influencia.

Propongo la siguientes acciones:

1. el uso de Trello, como herramienta de trabajo compartido, y de 
2. Google Calendar para fijar y compartir el cronograma de reuniones con todos los miembros del Equipo Directivo.
3. Además de la reunión semanal de todos los miembros del Equipo Directivo, estimo muy conveniente realizar un briefing de 15 minutos diario al comienzo de la jornada, durante el cual se intercambien prioridades entre Director y Jefe de Estudios y Secretario.

FASE 4: EVALUACIÓN:

La fase anterior puede durar en principio dos semanas, tras las cuales se puede valorar si ha habido mejora en la gestión del tiempo de los miembros del Equipo Directivo, en qué aspectos y en cuáles se ha de seguir trabajando para hallar la mejor solución. Es posible que hallemos áreas imposibles de mejorar, bien por funcionar de maravilla o por todo lo contrario. Conviene valorar la oportunidad de una acción radical.

A partir de este momento de propone un ciclo compuesto por las 2, 3 y 4 y la repetición del mismo al menos en tres ocasiones durante el curso escolar. Conviene, no obstante, ser conscientes de que las necesidades y las prioridades en la gestión del centro no son estables durante todo el año, ni siquiera durante el curso académico por lo que conviene cierto grado de flexibilidad y equilibrio entre lo necesario y lo deseable.

B) GESTIÓN DEL TIEMPO COLECTIVO

B.1) EN LA RELACIÓN CON LAS FAMILIAS

Propongo hacer un uso más extenso y consistente por parte de profesores y padres de las aplicaciones iSéneca e iPasen, respectivamente, 

1. para informar a las familias de las actividades evaluables de sus hijos, 
2. como medio de comunicación de ausencias y justificaciones, y
3. como canal de comunicación con tutor y profesores. 

Es además el  lugar más apropiado, desde el punto de vista de la protección de datos de los menores, para alojar las observaciones tanto académicas como relacionadas con la convivencia. 

B.2) EN LA RELACIÓN ENTRE EL PROFESORADO

1) GOOGLE SUITE: 

• Utilizar Calendar para compartir la planificación de las reuniones con los diversos sectores y comisiones del Claustro,
• Compartir documentos en proceso de elaboración: actas, convocatorias, órdenes del día, informes...
• Usar Drive como repositorio de actas y documentos

2) Moderación:

• proporcionar formación específica a Jefes de Departamento, Coordinadores de área y miembros de equipo directivo sobre la correcta función de un moderador, en términos de coordinación de la reunión, elaboración de actas y convocatorias, gestión de los debates y adopción de acuerdos.
• distribuir con la necesaria antelación las convocatorias y la información pertinente para preparar las reuniones.
• hacer explícito el objetivo de cada reunión.